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広報ツール制作時に起こる
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Wordで作ったデータを印刷したい

ビジネスアプリケーションとしては、ほとんどデファクトスタンダードとも言えるWordなどのMS-Office製品。使い慣れてる方は、自分でチラシ程度ならば作れてしまうかもしれません。でもせっかく作っても、印刷会社でMS-Officeデータに対応していないということも少なくありません。専用DTPソフトと何が違うのでしょうか。

DTPデータとMS-Officeデータはなにが違う?

ビジネスで使うアプリケーションで代表的なのは、Word、Excell、PowerPointといったマイクロソフトのOffice製品です。官公庁など公的機関のWebサイトでも、Wordの「.doc」や「.docx」のデータを見かけるのは、珍しくありません。

これほど普及しているのに、印刷会社で印刷するとなると、なかなか難しいことがあり、対応していない印刷会社も少なくありません。また、印刷しても、専用のDTPソフトで作ったものと比べると、品質はよくありません。

いったい、DTPデータとMS-Officeデータはなにが違うのでしょうか。

細かく言うときりがないので、簡単にまとめると、

  1. カラースペースの違い
  2. ページの描画方法の違い

ということになります。

CMYKに変換できない!

01. 色がおかしい」でも取り上げましたが、カラースペースというのは、色をどういう具合に表現するかというルールです。大まかにわけると、印刷はCMYK、デジタルデータはRGBとなります。

そして、WordなどのMS-Officeのデータは、RGB(sRGB)となります。もし、印刷したい場合は、最終的にCMYKにカラースペースを変換する必要がありますが、MS-Officeには、RGBデータをCMYKに変換する機能がないのです。

環境ごとに違うMS-Officeのページ表示

ExcellやPowerPointではとてもよく起こりますが、画面で見えている状態と、プリントアウトした状態が違うということがあります。別なPCで開くと、フォントが同じにも関わらず、レイアウトが崩れているということも、経験された方は少なくないでしょう。

なぜこういうことが起こるのでしょうか。それは、MS-Officeのページの描画が厳密なものではなく、ローカル環境の設定やプリンタドライバなどに依存しているためです。このために、制作したPCのモニター、出力するプリンタ、別なPCなど、ページを表示する環境が変わると、レイアウトが変わってしまいます。

どのように変わるか実際にやってみないと分からず、最悪の場合は、テキストが途中で途切れてしまったり、文字が画像などの背景に隠れてしまう、画像がなくなってしまうということも起こりえます。このため、印刷会社では、MS-Officeデータを扱わない所も少なくないのです。

では、IllustratorやInDesign、QuarkXPressなどのDTPソフトは、どうなのでしょうか。こうしたDTP専用ソフトは、解像度の違う環境でも設計通りにきちんと出力することを目的としたPostScriptを使うことで、ページ内のオブジェクトの位置関係やページサイズなどを厳密に指定できます。

MS-Officeデータを印刷する方法

どうしても印刷したい場合、2つの方法があります。

  1. MS-Office対応の印刷会社に頼む
  2. PDF/Xで入稿する

印刷会社に頼む場合は、MS-Officeに慣れている印刷会社だというだけで、基本的にはレイアウトの崩れは防げないと考えたほうがよいです。また通常のオフセットの印刷機では、そのままでは印刷できず、オンデマンドなどのデジタル印刷機での印刷となります。ですから、モノによっては、コストが高くなることもあります。

PDF/Xで入稿する

もうひとつの方法は、印刷したいMS-Officeのデータを、印刷用のPDFであるPDF/Xに変換することです。きちんとした知識をもって行えば、MS-Officeで作られたデータを、DTPソフトで作られたものと同様の、安全に印刷できるデータに変換できます。

印刷の現場でもPDF/Xは増えてきており、DTPソフトで作られたものでも、PDF/Xで入稿する場合も少なくありません。

注意しなければならないのは、PDFならなんでもいいというわけではないということです。PDF/Xは、フォントの埋め込み、カラースペースはCMYKかグレースケールなど、印刷用の設定になっています。ところが、MS-OfficeのPDF保存の機能や一部のPDF作成ソフトでは、こうした設定はできません。

安全なのは、アドビのAcrobat Professionalを使うことです。Acrobat Professionalのバージョン7以降から「プリフライト」という機能がつきました。この機能を使えば、そのPDFがターゲットとしているPDFの仕様、たとえば「PDF/X(厳密にはPDF/X-1a)」の仕様に基づいたものかどうかをチェックできます。さらに、PDF/Xの仕様に準拠していない場合でも、ある程度ならば、PDF/X仕様のPDFに変換することができます。

掲載テーマ

  1. 色がおかしい
  2. フォントがない
  3. レイアウトがおかしい
  4. DTPデータに印刷会社が対応していない
  5. 文字コードが違う
  6. Wordで作ったデータを印刷したい